Luật Việc làm tại Việt Nam: Hướng dẫn cho Người sử dụng Lao động và Người Lao động Nước ngoài

Lời mở đầu: Tổng quan về pháp luật lao động Việt Nam

Thị trường lao động Việt Nam ngày càng hấp dẫn đối với doanh nghiệp quốc tế. Với lực lượng lao động gần 55 triệu người, mức lương cạnh tranh và dân số trẻ khao khát phát triển kỹ năng nghề nghiệp, Việt Nam mang lại nhiều cơ hội đáng kể cho người sử dụng lao động nước ngoài. Đồng thời, các chuyên gia nước ngoài cũng bị thu hút bởi nền kinh tế năng động và chất lượng cuộc sống không ngừng cải thiện của Việt Nam.

Tuy nhiên, khung pháp luật lao động Việt Nam — nền tảng là Bộ luật Lao động 2019 (Luật số 45/2019/QH14) — là một hệ thống toàn diện và mang tính bảo vệ cao đối với người lao động. Người sử dụng lao động nước ngoài không thấu hiểu những bảo hộ này có nguy cơ phải đối mặt với các tranh chấp tốn kém, mức phạt và tổn hại uy tín. Tương tự, người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải đáp ứng những yêu cầu cụ thể, đặc biệt là về giấy phép lao động, cần được quản lý cẩn trọng.

Trong quá trình tư vấn cho các công ty đa quốc gia, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài và các chuyên gia người nước ngoài về vấn đề lao động tại Việt Nam, chúng tôi nhận thấy rằng việc tuân thủ chủ động luôn hiệu quả hơn về chi phí so với giải quyết tranh chấp bị động. Bài viết này đề cập đến những vấn đề pháp luật lao động cốt lõi mà người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài cần nắm rõ.

Giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài

Yêu cầu về giấy phép lao động là vấn đề pháp lý mang tính ngưỡng đối với bất kỳ người nước ngoài nào làm việc tại Việt Nam. Theo Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định số 152/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định số 70/2023/NĐ-CP), người nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải được cấp giấy phép lao động trừ khi thuộc trường hợp miễn.

Ai cần có giấy phép lao động?

Giấy phép lao động là bắt buộc đối với bất kỳ người nước ngoài nào làm việc tại Việt Nam trong các tư cách sau đây:

Nhà quản lý: Người đứng đầu hoặc quản lý một phòng ban hoặc toàn bộ tổ chứcGiám đốc điều hành: Người trực tiếp điều hành và quản lý tổ chứcChuyên gia: Người có bằng đại học trở lên và có ít nhất 3 năm kinh nghiệm liên quan, hoặc người có kỹ năng/kiến thức đặc biệt được cơ quan có thẩm quyền nước ngoài công nhậnLao động kỹ thuật: Người được đào tạo trong lĩnh vực kỹ thuật ít nhất 1 năm và có ít nhất 3 năm kinh nghiệmNgười lao động khác: Bất kỳ người lao động nước ngoài nào khác, với điều kiện người sử dụng lao động chứng minh được rằng vị trí công việc đó không thể được đảm nhiệm bởi người lao động Việt Nam

Các trường hợp được miễn giấy phép lao động

Một số nhóm người lao động nước ngoài được miễn yêu cầu giấy phép lao động, bao gồm:

Nhà đầu tư nước ngoài (người góp vốn) hoặc chủ sở hữu công ty trách nhiệm hữu hạnThành viên Hội đồng Quản trị của công ty cổ phầnNgười di chuyển nội bộ doanh nghiệp theo cam kết WTO của Việt NamNgười lao động lưu trú tại Việt Nam dưới 3 tháng cho các mục đích cụ thể (ví dụ: bán hàng, xử lý sự cố kỹ thuật)Luật sư nước ngoài được cấp phép hành nghề tại Việt NamSinh viên làm việc trong khuôn khổ chương trình thực tập

Ngay cả người lao động được miễn cũng phải hoàn tất thủ tục thông báo với cơ quan quản lý lao động địa phương trước khi bắt đầu làm việc.

Trình tự cấp giấy phép lao động

Trình tự cấp giấy phép lao động bao gồm các bước sau:

1. Đăng ký nhu cầu sử dụng lao động: Người sử dụng lao động phải đăng ký nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài với Sở Lao động — Thương binh và Xã hội (DOLISA) cấp tỉnh ít nhất 15 ngày trước khi nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động. Việc đăng ký này phải giải trình lý do vị trí công việc không thể được đảm nhiệm bởi người lao động Việt Nam (trừ khi người lao động thuộc nhóm được miễn yêu cầu này).

2. Chuẩn bị hồ sơ: Hồ sơ yêu cầu bao gồm:

Mẫu đơn đề nghịGiấy chứng nhận sức khỏe do cơ sở y tế Việt Nam hoặc nước ngoài có thẩm quyền cấp (có hiệu lực 12 tháng)Phiếu lý lịch tư pháp do quốc gia mà người lao động mang quốc tịch hoặc nơi cư trú gần nhất cấp (có hiệu lực 6 tháng)Bằng chứng về trình độ chuyên môn (bằng cấp, chứng chỉ nghề nghiệp)Bằng chứng về kinh nghiệm làm việc (giấy xác nhận lao động, thư giới thiệu)Bản sao hộ chiếuẢnh chân dung

Toàn bộ tài liệu nước ngoài phải được hợp pháp hóa (apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự) và được dịch sang tiếng Việt.

3. Nộp hồ sơ và xử lý: Hồ sơ được nộp tại DOLISA. Thời gian xử lý là 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ.

4. Hiệu lực của giấy phép lao động: Giấy phép lao động có hiệu lực tối đa 2 năm và được gia hạn một lần thêm 2 năm. Sau khi hết thời hạn gia hạn tối đa, phải nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động mới.

Hậu quả khi không tuân thủ

Sử dụng người lao động nước ngoài không có giấy phép lao động hợp lệ là một vi phạm nghiêm trọng. Mức phạt bao gồm:

Phạt tiền hành chính lên đến 150 triệu đồng (xấp xỉ 6.000 USD) cho mỗi hành vi vi phạmTrục xuất người lao động nước ngoàiCó thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự trong các trường hợp nghiêm trọngHợp đồng lao động bị coi là vô hiệu, mặc dù người lao động vẫn giữ quyền được nhận tiền lương đối với công việc đã thực hiện

Hợp đồng lao động tại Việt Nam

Bộ luật Lao động 2019 áp đặt các yêu cầu nghiêm ngặt đối với hợp đồng lao động mà người sử dụng lao động phải tuân thủ.

Các loại hợp đồng lao động

Pháp luật Việt Nam ghi nhận hai loại hợp đồng lao động:

Hợp đồng lao động không xác định thời hạn: Không có thời điểm chấm dứt cố định. Loại hợp đồng này mang lại sự bảo đảm việc làm cao nhất cho người lao động.Hợp đồng lao động xác định thời hạn: Thời hạn tối đa 36 tháng. Người sử dụng lao động chỉ được giao kết tối đa hai lần liên tiếp hợp đồng lao động xác định thời hạn với cùng một người lao động. Nếu người lao động tiếp tục làm việc sau khi hết hạn hợp đồng xác định thời hạn lần thứ hai, hợp đồng sẽ tự động chuyển thành hợp đồng lao động không xác định thời hạn.

Loại hợp đồng "theo mùa vụ" hay "theo công việc nhất định" không còn tồn tại theo Bộ luật Lao động 2019, đơn giản hóa hệ thống trước đây.

Các nội dung bắt buộc của hợp đồng

Mỗi hợp đồng lao động phải bao gồm các nội dung sau đây (Điều 21, Bộ luật Lao động 2019):

Tên, địa chỉ và người đại diện theo pháp luật của người sử dụng lao độngHọ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, địa chỉ, số chứng minh nhân dân/căn cước/hộ chiếu của người lao độngChức danh và mô tả công việcĐịa điểm làm việcThời hạn hợp đồngMức lương, hình thức trả lương và kỳ hạn trả lươngPhụ cấp và các khoản chi trả khácThời giờ làm việc và thời giờ nghỉ ngơiTrang bị bảo hộ lao độngBảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệpĐào tạo và bồi dưỡng nghề nghiệp

Thời gian thử việc

Người sử dụng lao động có thể thỏa thuận thời gian thử việc với người lao động mới. Thời gian thử việc tối đa tùy thuộc vào vị trí công việc:

180 ngày: Đối với vị trí người quản lý doanh nghiệp (theo định nghĩa của Luật Doanh nghiệp)60 ngày: Đối với vị trí cần trình độ chuyên môn, kỹ thuật từ cao đẳng trở lên30 ngày: Đối với vị trí cần trình độ kỹ thuật trung cấp hoặc công nhân lành nghề6 ngày: Đối với các vị trí khác

Trong thời gian thử việc, người lao động phải được nhận ít nhất 85% mức lương đầy đủ của vị trí. Mỗi bên đều có quyền chấm dứt việc làm trong thời gian thử việc mà không cần báo trước và không phải trả trợ cấp thôi việc.

Tiền lương và phúc lợi

Tiền lương tối thiểu

Việt Nam ấn định tiền lương tối thiểu vùng khác nhau dựa trên địa điểm làm việc. Tính đến năm 2026, tiền lương tối thiểu được điều chỉnh định kỳ bởi Chính phủ. Có bốn vùng, trong đó Vùng I (các đô thị lớn bao gồm Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh) áp dụng mức lương tối thiểu cao nhất.

Tiền lương tối thiểu áp dụng cho công việc giản đơn nhất trong điều kiện làm việc bình thường. Người lao động làm công việc đòi hỏi tay nghề hoặc được đào tạo phải được trả ít nhất 7% cao hơn mức lương tối thiểu.

Thời giờ làm việc và làm thêm giờ

Thời giờ làm việc tiêu chuẩn là 8 giờ mỗi ngày và 48 giờ mỗi tuần (Bộ luật Lao động 2019 đặt mục tiêu giảm xuống còn 40 giờ mỗi tuần, áp dụng đối với công chức nhà nước và khuyến khích đối với khu vực tư nhân).

Làm thêm giờ bị giới hạn ở mức:

40 giờ mỗi tháng (tăng từ 30 giờ theo Bộ luật trước đây)200 giờ mỗi năm trong điều kiện bình thường300 giờ mỗi năm trong trường hợp đặc biệt (cần có sự chấp thuận của Chính phủ)

Mức trả lương làm thêm giờ:

150% mức lương thông thường cho làm thêm giờ vào ngày làm việc bình thường200% cho làm thêm giờ vào ngày nghỉ hằng tuần300% cho làm thêm giờ vào ngày nghỉ lễ, tết hoặc ngày nghỉ có hưởng lương

Nghỉ phép năm

Người lao động được nghỉ phép năm có hưởng lương như sau:

12 ngày mỗi năm đối với điều kiện làm việc bình thường14 ngày mỗi năm đối với công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đối với người lao động dưới 18 tuổi16 ngày mỗi năm đối với công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểmMột ngày bổ sung cho mỗi 5 năm làm việc cho cùng một người sử dụng lao động

Việt Nam cũng có 11 ngày nghỉ lễ, tết trong năm.

Chấm dứt hợp đồng lao động

Việc chấm dứt hợp đồng lao động tại Việt Nam được quản lý chặt chẽ, và chấm dứt không đúng quy định có thể dẫn đến trách nhiệm pháp lý đáng kể đối với người sử dụng lao động.

Chấm dứt do người sử dụng lao động đề xuất

Người sử dụng lao động chỉ được đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động dựa trên các căn cứ quy định tại Điều 36 Bộ luật Lao động 2019:

Người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc: Người lao động không hoàn thành công việc theo các tiêu chí quy định trong hợp đồng lao động, mặc dù đã được nhắc nhở bằng văn bản.Người lao động bị ốm đau, tai nạn: Người lao động bị ốm đau, tai nạn trong thời gian dài (12 tháng liên tục đối với hợp đồng không xác định thời hạn; 6 tháng đối với hợp đồng xác định thời hạn đến 12 tháng; quá nửa thời hạn hợp đồng đối với hợp đồng có thời hạn ngắn hơn) và chưa hồi phục.Sự kiện bất khả kháng: Thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh hoặc di dời theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, dù người sử dụng lao động đã nỗ lực tìm phương án thay thế.Người lao động vắng mặt không có lý do chính đáng: Trong 5 ngày làm việc liên tục trở lên.Người lao động đến tuổi nghỉ hưu: Trừ khi các bên có thỏa thuận khác.Người lao động cung cấp thông tin không trung thực: Đã ảnh hưởng đến quyết định tuyển dụng.

Yêu cầu về thời hạn báo trước

Người sử dụng lao động phải báo trước trước khi chấm dứt hợp đồng:

45 ngày đối với hợp đồng không xác định thời hạn30 ngày đối với hợp đồng xác định thời hạn từ 12 đến 36 tháng3 ngày làm việc đối với hợp đồng xác định thời hạn dưới 12 thángBáo trước ngay đối với một số căn cứ nhất định (ví dụ: vắng mặt kéo dài không có lý do chính đáng)

Trợ cấp thôi việc và trợ cấp mất việc làm

Trợ cấp thôi việc: Áp dụng khi hợp đồng chấm dứt theo thỏa thuận chung, do hết hạn hoặc do một số căn cứ do người sử dụng lao động khởi xướng. Mức trợ cấp là nửa tháng tiền lương cho mỗi năm làm việc (chỉ tính thời gian không thuộc phạm vi đóng bảo hiểm thất nghiệp).

Trợ cấp mất việc làm: Áp dụng khi người sử dụng lao động chấm dứt do tái cơ cấu, thay đổi công nghệ hoặc lý do kinh tế. Mức trợ cấp là một tháng tiền lương cho mỗi năm làm việc, tối thiểu là hai tháng tiền lương.

Hậu quả của việc chấm dứt trái pháp luật

Nếu tòa án xác định việc chấm dứt của người sử dụng lao động là trái pháp luật, người sử dụng lao động phải:

Nhận người lao động trở lại làm việc tại vị trí ban đầuTrả tiền lương cho toàn bộ thời gian người lao động không thể làm việcTrả khoản bồi thường ít nhất 2 tháng tiền lươngNếu người lao động không muốn quay lại, phải trả các khoản nêu trên cùng với trợ cấp thôi việc

Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp

Việt Nam vận hành hệ thống bảo hiểm xã hội bắt buộc. Cả người sử dụng lao động và người lao động đều phải đóng góp.

Mức đóng góp (tính đến năm 2026)

Đối với người lao động Việt Nam:

Người sử dụng lao động: Bảo hiểm xã hội (17,5%), bảo hiểm y tế (3%), bảo hiểm thất nghiệp (1%) = 21,5% tiền lươngNgười lao động: Bảo hiểm xã hội (8%), bảo hiểm y tế (1,5%), bảo hiểm thất nghiệp (1%) = 10,5% tiền lương

Đối với người lao động nước ngoài:

Người lao động nước ngoài có giấy phép lao động phải tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc theo Nghị định số 143/2018/NĐ-CP. Mức đóng của người sử dụng lao động đối với người lao động nước ngoài bao gồm quỹ hưu trí và tử tuất (14%), ốm đau và thai sản (3%), tai nạn lao động/bệnh nghề nghiệp (0,5%), và bảo hiểm y tế (3%). Mức đóng của người lao động bao gồm hưu trí (8%) và bảo hiểm y tế (1,5%).Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam dưới 1 năm hoặc thuộc diện di chuyển nội bộ doanh nghiệp được miễn đóng bảo hiểm xã hội nhưng phải tham gia bảo hiểm y tế.

Giải quyết tranh chấp

Tranh chấp lao động tại Việt Nam có thể được giải quyết thông qua nhiều cơ chế:

Giải quyết nội bộ và hòa giải

Trước tiên, các bên nên cố gắng giải quyết tranh chấp thông qua đàm phán trực tiếp. Nếu không thành, mỗi bên có quyền yêu cầu hòa giải viên lao động do cơ quan lao động cấp tỉnh chỉ định tiến hành hòa giải. Việc hòa giải phải hoàn tất trong vòng 5 ngày làm việc.

Hội đồng Trọng tài Lao động

Nếu hòa giải không thành, tranh chấp có thể được chuyển đến Hội đồng Trọng tài Lao động, một thiết chế được tăng cường theo Bộ luật Lao động 2019. Hội đồng phải ra quyết định trong vòng 30 ngày.

Thủ tục tại tòa án

Mỗi bên đều có quyền khởi kiện tại Tòa án nhân dân. Một số loại tranh chấp nhất định (bao gồm tranh chấp về đơn phương chấm dứt hợp đồng và tranh chấp về đóng bảo hiểm xã hội) có thể được khởi kiện trực tiếp ra tòa án mà không cần qua thủ tục hòa giải.

Thời hiệu khởi kiện tranh chấp lao động là:

1 năm kể từ ngày phát hiện vi phạm đối với hầu hết các tranh chấp lao động6 tháng đối với tranh chấp về xử lý kỷ luật

Đình công

Bộ luật Lao động 2019 đã sửa đổi các thủ tục điều chỉnh đình công. Đình công chỉ hợp pháp khi liên quan đến tranh chấp lao động tập thể về lợi ích (không phải tranh chấp cá nhân hoặc tranh chấp về quyền), tuân thủ trình tự thủ tục quy định và được tổ chức bởi tổ chức đại diện người lao động. Đình công bất hợp pháp có thể dẫn đến trách nhiệm bồi thường thiệt hại.

Khuyến nghị thực tiễn dành cho người sử dụng lao động nước ngoài

Khởi đầu bằng hợp đồng tuân thủ: Hãy sử dụng các hợp đồng lao động được soạn thảo đúng quy định và tuân thủ pháp luật Việt Nam ngay từ đầu. Việc sửa đổi các thỏa thuận không tuân thủ về sau sẽ khó khăn hơn rất nhiều.

Đầu tư vào việc tuân thủ giấy phép lao động: Hãy phân bổ thời gian và nguồn lực cho việc xin cấp giấy phép lao động. Khởi động sớm — ít nhất 2-3 tháng trước khi người lao động nước ngoài cần bắt đầu làm việc.

Duy trì hồ sơ đúng quy định: Cơ quan quản lý lao động Việt Nam có thể thanh tra hồ sơ lao động, và hồ sơ đầy đủ là tuyến phòng thủ tốt nhất chống lại các mức phạt hành chính.

Hiểu rằng việc chấm dứt là khó khăn: Pháp luật Việt Nam thiên về bảo vệ người lao động trong các tranh chấp chấm dứt hợp đồng. Hãy luôn tham vấn luật sư trước khi tiến hành bất kỳ việc chấm dứt nào.

Cập nhật các thay đổi quy định: Các quy định về lao động của Việt Nam được cập nhật thường xuyên. Việc rà soát pháp lý định kỳ về thực tiễn lao động của doanh nghiệp là rất cần thiết.

Kết luận: Định hướng pháp luật lao động Việt Nam một cách tự tin

Khung pháp luật lao động Việt Nam mang tính bảo vệ người lao động và đặt ra các nghĩa vụ tuân thủ đáng kể đối với người sử dụng lao động. Đối với các công ty nước ngoài hoạt động tại Việt Nam và đối với người lao động là chuyên gia nước ngoài, việc thấu hiểu các nghĩa vụ này là điều thiết yếu để tránh tranh chấp và xây dựng các quan hệ làm việc hiệu quả.

Tại Apolo Lawyers, Luật sư Võ Thiên Hiền cùng đội ngũ luật lao động của chúng tôi cung cấp tư vấn pháp luật lao động toàn diện cho các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài và các chuyên gia người nước ngoài. Từ thủ tục xin cấp giấy phép lao động đến soạn thảo hợp đồng lao động, từ rà soát tuân thủ đến giải quyết tranh chấp, chúng tôi giúp khách hàng định hướng pháp luật lao động Việt Nam một cách tự tin.

Hãy liên hệ với chúng tôi để trao đổi về nhu cầu pháp luật lao động của Quý vị tại Việt Nam.